Politique de confidentialité

Qui nous sommes

[COMPANY LEGAL NAME], [REGISTERED ADDRESS]. Pour toute question relative à cette politique, écrivez à [PRIVACY EMAIL].

Ce que nous collectons

• Votre compte — adresse e-mail, nom affiché et un avatar si vous en ajoutez un.
• Espaces et salles — les noms que vous leur donnez, qui en fait partie et qui est présent dans une salle à un instant donné.
• Contenu des réunions — uniquement lorsqu'une personne de l'appel choisit d'enregistrer : la transcription, le résumé écrit et les messages de chat envoyés pendant l'enregistrement.
• Comptes connectés — les jetons d'accès Slack, Notion et Google, stockés chiffrés et utilisés uniquement pour publier ou écrire en votre nom, et pour copier dans votre espace de travail les fichiers que vous choisissez dans Google Drive.
• Diagnostic des appels — à la fin d'un appel, votre navigateur nous indique comment il s'est terminé : la raison donnée par la connexion, la durée pendant laquelle l'appel était connecté, le nombre de reconnexions, si la page était affichée, en arrière-plan ou en cours de fermeture, ainsi que le nom et la version du navigateur. Ce rapport ne contient ni nom, ni compte, ni adresse, seulement la salle et un identifiant de connexion qui correspondent à nos propres journaux d'appels, afin que nous puissions comprendre pourquoi un appel a été coupé. Nous le supprimons au bout de 30 jours.

Enregistrer reste toujours un choix

Les appels ne sont pas enregistrés par défaut. Un enregistrement ne démarre que lorsqu'un participant l'active, et tout le monde dans la salle voit qu'il tourne. L'audio et la vidéo circulent en direct et ne sont pas conservés — ce qui subsiste ensuite, c'est la transcription et le résumé.

Qui d'autre les traite

Nous faisons appel à un petit nombre de sous-traitants pour faire fonctionner le produit : [MEDIA PROVIDER] pour l'audio et la vidéo en direct, [TRANSCRIPTION PROVIDER] pour transformer les enregistrements en texte et en résumés, [EMAIL PROVIDER] pour les e-mails transactionnels et [HOSTING PROVIDER] pour l'hébergement. Slack, Notion et Google ne reçoivent de données que si vous les connectez. L'utilisation et le transfert par Roomore des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Si vous posez une question au bot d’assistance sur notre page de questions fréquentes ou de contact, cette question est transmise à [AI PROVIDER] pour y répondre.

Le bot d’assistance

Le chatbot de nos pages de questions fréquentes et de contact conserve votre question, sa réponse, l’heure et votre adresse IP pendant [SUPPORT CHAT RETENTION], afin que nous puissions voir ce qu’il rate et empêcher les abus. Votre question est transmise à [AI PROVIDER], qui peut la conserver brièvement pour sa propre surveillance des abus. Il répond uniquement à partir d’un document figé sur ce produit : il n’a accès ni à votre compte, ni à vos réunions, ni à vos transcriptions. N’y saisissez rien de confidentiel.

Messages, signalements et notes

Lorsque vous nous écrivez avec le formulaire de contact, nous conservons votre message, votre adresse e-mail et votre nom si vous l'avez indiqué. Lorsque vous envoyez un signalement depuis la page de votre espace de travail, nous conservons ce que vous avez écrit avec votre nom, votre adresse e-mail, l'espace de travail choisi ainsi que l'application et le navigateur utilisés. Un fichier joint est envoyé à notre équipe par e-mail avec le signalement ; sur nos serveurs, nous ne conservons que son nom, sa taille et son type. Lorsque vous notez un appel, nous conservons les étoiles avec le nom de la salle, l'heure de l'appel et son espace de travail. Chacun est envoyé par e-mail à notre équipe via [EMAIL PROVIDER] pour que nous puissions vous répondre et corriger ce que vous décrivez. Personne en dehors de notre équipe ne les voit, et une note n'est jamais montrée aux autres personnes de l'appel. Les signalements et les notes sont supprimés avec leur espace de travail ; les messages de contact sont conservés jusqu'à ce que vous nous demandiez de les supprimer.

Combien de temps nous les conservons

Les données de compte et d'espace de travail vivent aussi longtemps que votre compte. Les transcriptions et les résumés sont conservés pendant [RETENTION PERIOD]. La suppression de votre compte efface [WHAT DELETION REMOVES].

Vos droits

Vous pouvez demander une copie de vos données, leur rectification ou leur suppression. Écrivez à [PRIVACY EMAIL] et nous répondrons sous [RESPONSE WINDOW]. Si vous êtes dans l'UE ou au Royaume-Uni, vous pouvez également saisir votre autorité de protection des données.

Modifications

Si cette politique change de manière substantielle, nous l'indiquerons sur cette page et mettrons à jour la date ci-dessus. Les versions précédentes sont disponibles sur demande.