Datenschutzerklärung

Wer wir sind

[COMPANY LEGAL NAME], [REGISTERED ADDRESS]. Bei allen Fragen zu dieser Erklärung schreib an [PRIVACY EMAIL].

Was wir erheben

• Dein Konto — E-Mail-Adresse, Anzeigename und ein Profilbild, falls du eines hochlädst.
• Workspaces und Räume — die Namen, die du ihnen gibst, wer dazugehört und wer sich gerade in einem Raum befindet.
• Meeting-Inhalte — nur wenn jemand im Anruf die Aufzeichnung startet: das Transkript, die schriftliche Zusammenfassung und Chat-Nachrichten aus dem Aufzeichnungszeitraum.
• Verbundene Konten — Zugriffstoken für Slack, Notion und Google, verschlüsselt gespeichert und ausschließlich dafür verwendet, in deinem Namen zu posten oder zu schreiben und die Dateien, die du in Google Drive auswählst, in deinen Workspace zu kopieren.
• Anrufdiagnose — wenn ein Anruf endet, meldet uns dein Browser, wie er geendet hat: den Grund, den die Verbindung genannt hat, wie lange der Anruf verbunden war, wie oft er sich neu verbunden hat, ob die Seite sichtbar war, im Hintergrund lag oder gerade geschlossen wurde, und Name und Version des Browsers. Die Meldung enthält keinen Namen, kein Konto und keine Adresse, nur den Raum und eine Verbindungskennung, die zu unseren eigenen Anrufprotokollen passen, damit wir herausfinden können, warum ein Anruf abgebrochen ist. Wir löschen sie nach 30 Tagen.

Aufzeichnen ist immer eine Entscheidung

Anrufe werden nicht automatisch aufgezeichnet. Eine Aufzeichnung beginnt erst, wenn eine teilnehmende Person sie einschaltet, und alle im Raum sehen, dass sie läuft. Audio und Video werden live übertragen und nicht gespeichert — was danach bleibt, sind das Transkript und die Zusammenfassung.

Wer sonst noch verarbeitet

Für den Betrieb setzen wir wenige Auftragsverarbeiter ein: [MEDIA PROVIDER] für Live-Audio und -Video, [TRANSCRIPTION PROVIDER] für Transkripte und Zusammenfassungen, [EMAIL PROVIDER] für den Versand transaktionaler E-Mails und [HOSTING PROVIDER] für das Hosting. Slack, Notion und Google erhalten nur dann Daten, wenn du sie verbindest. Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Roomore über Google-APIs erhält, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Wenn ihr dem Support-Bot auf unserer FAQ- oder Kontaktseite eine Frage stellt, wird diese Frage zur Beantwortung an [AI PROVIDER] übermittelt.

Der Support-Bot

Der Chatbot auf unseren FAQ- und Kontaktseiten speichert eure Frage, die Antwort, den Zeitpunkt und eure IP-Adresse für [SUPPORT CHAT RETENTION] — damit wir sehen, was er falsch macht, und Missbrauch verhindern können. Eure Frage geht an [AI PROVIDER], der sie zur eigenen Missbrauchskontrolle kurz aufbewahren kann. Er antwortet ausschließlich aus einem festen Dokument über dieses Produkt und hat keinen Zugriff auf euer Konto, eure Meetings oder eure Transkripte. Bitte gebt dort nichts Vertrauliches ein.

Nachrichten, Meldungen und Bewertungen

Wenn du uns über das Kontaktformular schreibst, speichern wir deine Nachricht, deine E-Mail-Adresse und deinen Namen, falls du ihn angibst. Wenn du auf der Seite deines Workspace eine Meldung sendest, speichern wir deinen Text zusammen mit deinem Namen, deiner E-Mail-Adresse, dem gewählten Workspace sowie der App und dem Browser, die du benutzt hast. Eine angehängte Datei geht mit der Meldung per E-Mail an unser Team; auf unseren Servern speichern wir nur ihren Namen, ihre Größe und ihren Typ. Wenn du einen Anruf bewertest, speichern wir die Sterne mit dem Namen des Raums, der Uhrzeit des Anrufs und seinem Workspace. All das geht über [EMAIL PROVIDER] per E-Mail an unser Team, damit wir antworten und beheben können, was du beschreibst. Niemand außerhalb unseres Teams sieht es, und eine Bewertung wird den anderen Personen im Anruf nie gezeigt. Meldungen und Bewertungen werden mit ihrem Workspace gelöscht; Nachrichten aus dem Kontaktformular bewahren wir auf, bis du uns bittest, sie zu löschen.

Wie lange wir sie aufbewahren

Konto- und Workspace-Daten bestehen so lange wie dein Konto. Transkripte und Zusammenfassungen werden [RETENTION PERIOD] aufbewahrt. Das Löschen deines Kontos entfernt [WHAT DELETION REMOVES].

Deine Rechte

Du kannst eine Kopie deiner Daten anfordern, ihre Berichtigung verlangen oder ihre Löschung. Schreib an [PRIVACY EMAIL], wir antworten innerhalb von [RESPONSE WINDOW]. In der EU und im Vereinigten Königreich kannst du dich außerdem bei deiner zuständigen Datenschutzbehörde beschweren.

Änderungen

Ändert sich diese Erklärung wesentlich, weisen wir auf dieser Seite darauf hin und aktualisieren das Datum oben. Frühere Fassungen stellen wir auf Anfrage bereit.